Die COVID-19-Situation hat viele aus der Komfortzone geholt. Und gleich in eine Krise weiter gereicht. Aber, es hilft nichts. Realisten nehmen das Thema und seine Herausforderungen an. So bewegend und manchmal erschütternd das ist: Für uns als Eventagentur war es ein Impuls. Wir definieren das Event noch präziser, erweitern unsere digitalen Möglichkeiten und generieren für unsere Kunden ökonomischen Mehrwert. Das Gute: Als Agentur vertiefen wir unsere Skills und erweitern zugleich die Leistungen für unsere Kunden – unabhängig von der Größe unseres Teams! Darin liegt der Zauber von digital.
Virtuelle Formate erweitern die Veranstaltungskonzeption.
Wir – das ist die EVENTAGENTUR artimage. 1995 gegründet von Ulrich Kämmerling unterstützt unser sechsköpfiges Team Unternehmen bei Konzeption, Planung und Umsetzung einer Veranstaltung. Vor Ort in Leverkusen, im Land NRW sowie bundesweit bieten wir verschiedene Produkte an: Vom Mitarbeiterfest und Jubiläum über Corporate Event und Road Show bis zu Recruitainment setzen wir Veranstaltungen komplett um oder liefern Konzepte. Seit dem Jahr 2020 entwickeln wir mit innovativen Partnern alternative Veranstaltungsformen weiter und binden digitale Ebenen erfolgreich ein. Seit 10 Jahren sind wir begeistertes Mitglied des BNI-Unternehmerteams „Arena“ in Leverkusen. Gerne teilen wir hier unsere Zukunftsvisionen.
Das lesen Sie in unserem Artikel:
- So definieren wir „Veranstaltung“ – und stellen fest: Die Rahmenbedingungen ändern sich, der Kern bleibt.
- Alternative Veranstaltungsformen sind komplex aber nicht kompliziert. Trotzdem brauchen sie mehr Klarheit in Struktur, Aussage und Kommunikation.
- Präsent und vor Ort oder online und wo man gerade ist? Das erfolgreiche Event macht keinen Unterschied; es berührt immer und alle.
- Digital erweiterte Formate haben für den Veranstalter viele Vorteile – vor allem: Imagegewinn.
Von Raum und Zeit
Eine Veranstaltung ist immer das Produkt aus definiertem Raum und fester Zeit. Ob Messe, Seminar oder Event: Diese Faktoren machen die jeweilige Veranstaltung attraktiv. Aus Kontakten werden Gäste. Aus dem Ort wird ein Portal. Der Termin wird zur Verabredung.
Ein Event ist kein lockeres Date. Es punktet durch Verlässlichkeit und Exklusivität. Wer eingeladen ist, will dabei sein! Nur hier gibt es neue Informationen, hier finden sich qualitative Netzwerkpartner, hier nimmt die persönliche Entwicklung Fahrt auf.
Dabei kommt es auf den Grund, nicht den Anlass an. Ein Beispiel: Das Firmenjubiläum wird gerne für ein Event zum Anlass genommen. Als Eventagentur fragen wir dann nach dem wahren Grund. Warum ist das Unternehmen seit vielen Jahren im Markt erfolgreich? Die Antwort auf diese Frage verleiht dem Event seinen Spirit. Und das gilt auch für digitale Veranstaltungen!
Corona verändert Events, wie wir sie bisher kannten. Veranstaltungen werden digitaler. Aber das ändert nichts an den Faktoren Raum und Zeit. Und es ändert nichts am Impuls: die Message zielgenau zu platzieren.
Seid präzise!
Wortspiele verbieten sich in dieser Zeit. Allerdings macht Sprache so viel deutlich. Da gibt es die „ansteckenden Ideen“. Das soll ein Event leisten: Die Gäste für eine Sache begeistern, sie „mit einem Gedanken infizieren“.
Dafür werden wir der Entwicklungsphase eines Events in Zukunft noch mehr Aufmerksamkeit widmen. Aus unserer Erfahrung modifizieren wir zukünftig diese Aspekte:
Moderne Events erhalten Präzision im Inhalt durch
- stringente Moderation,
- mehrere, kurze Beiträge,
- klare Strukturen,
- durchdachte Agenden,
- vorausschauendes Einladungsmanagement,
… und in der Form durch
- geordnete Kultur der Diskussion,
- respektvollen Umgang,
- klare Artikulation,
- persönliche Körpersprache,
… und in der Präsentation durch
- klar gegliederte räumliche Struktur,
- digital funktionierende Leitsysteme,
- leicht verständliche Icons.
Social Distancing macht diese Klarheit erforderlich. Anschließend überwinden Licht, Ton und Bild die Distanz zwischen den Menschen und Technik führt sie zusammen.
Vor Ort, online oder hybrid?
Es gibt Formate, die digital nicht funktionieren. Mitarbeiterfeste mit hunderten feiernden Menschen leben vom direkten Kontakt. Da wirken Online-Komponenten wie Fremdkörper. Eine Lösung: In kleinen Gruppen feiern und anschließend die Erinnerungen digital zur Verfügung stellen. Veranstaltungen, die schon immer im kleinen Kreis funktionierten, lassen sich auch jetzt Corona-konform umsetzen.
Online-Seminare, Webinare, Video-Calls: Auf einmal gibt es scheinbar alles. Sender und Empfänger sind offen für neue Formen der Kommunikation. Teilnehmer eines Webinars können unkompliziert etwas lernen und sich fortbilden. Prima. Die Erwartungshaltung der Teilnehmer, der Inhalt und das Werkzeug passen perfekt zusammen. Gefühle und Stimmungen bleiben bei diesen zweidimensionalen Formaten allerdings außen vor – obwohl Kamera und Ton dabei sind. Das Phänomen „Zoom Fatigue“ macht die Runde. Im persönlichen Austausch bleiben wir aufmerksam, digital ermüden wir schneller : Man sieht zum Beispiel nur den Oberkörper, der Blickkontakt funktioniert nicht und alle sprechen zugleich.
Hybrid-Events ändern das. Sie funktionieren für den Gast sowohl vor Ort als auch für Online-Gäste. In der gewählten Location besuchen Gäste die Veranstaltung und online passiert zeitgleich dasselbe virtuell. Dabei achten wir für alle Teilnehmer – vor Ort und online – unter anderem auf diese Punkte:
- Gäste wollen Wirkung spüren – sie brauchen den Austausch, die Wirksamkeit ihrer Beiträge, sie sollen „Fußspuren“ auf dem Event hinterlassen.
- Gäste wollen haptische Erlebnisse haben – über das Anfassen prägen sich Botschaften ein. Das heißt, die Onlineteilnehmer erhalten eine Box mit den gleichen Accessoires wie die übrigen Gäste.
- Gäste wollen selber entscheiden – vor Ort wie virtuell haben alle die Möglichkeit, ein persönliches Programm zu erleben. Das „Festival-Feeling“ lässt Pausen, Verabredungen und den Besuch des laufenden Vortragsprogramms zu.
- Gäste wollen sich messen – Eventmodule mit ansprechenden Spielideen laden dazu ein, sich in der Gruppe zu positionieren. Das funktioniert auch online.
Virtuelle Events sind zur Zeit noch technisch limitiert. Hybridevents setzen für die Onlineteilnehmer den vertrauten Anker und sorgen für Akzeptanz.
Das Event wird in Zukunft besser?
Ganz klar: Es wird anders und sicher nicht schlechter!
Dank moderner Technik lassen sich Locations virtualisieren: Wir können sie dann für Gäste vor Ort wie für die virtuelle Teilnahme nutzen. Die spezielle Atmosphäre eines Schlosses, Hotels, Kongresszentrums kommt via Bildschirm an. Virtuelle Teilnehmer treten ein, bewegen sich nach eigenen Vorstellungen und begegnen Menschen. Vielleicht sind sie als Avatar sogar vor Ort.
Einige Vorteile im Überblick:
- Veranstalter multiplizieren die Anzahl der Gäste ohne Chaos zu stiften.
- Sie entlasten die Umwelt, da Reisen entfallen.
- Inhalte lassen sich optimal zusammenfassen und für alle Teilnehmer digital hinterlegen.
Unternehmen unterstreichen mit Hybridveranstaltungen ihr innovatives und zukunftsorientiertes Image.
